Datenschutzerklärung

Stand: 9. Oktober 2026. Diese Datenschutzhinweise gelten für die öffentliche Zircless-Plattform, QR-Vorteile, Bewertungen, Kundenfotos, Händlerzugänge, Onboarding, Vertrieb und – nach deren Aktivierung – Verknüpfungen mit Facebook und Instagram. Welche Daten betroffen sind, hängt davon ab, welche Funktionen genutzt werden.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Zircless GmbH, Alois-Geißler-Straße 95a, 8580 Köflach, Österreich. E-Mail: office@zircless.com.

Über diese Adresse sind auch Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung und anderen Datenschutzrechten möglich. Weitere Unternehmensangaben enthält das Impressum.

2. Allgemeine Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung und Absicherung der Plattform, zur Darstellung von Unternehmensprofilen und Vorteilen, zur Bearbeitung freiwilliger Rückmeldungen, zur Betreuung von Händlern und Vertriebspartnern sowie zur Abwicklung von Verträgen und Zahlungen. Je nach konkreter Verarbeitung stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), lit. c (rechtliche Verpflichtung), lit. f (berechtigte Interessen an sicherem Betrieb, Missbrauchsprävention und geschäftlicher Kommunikation) oder lit. a (Einwilligung, soweit erforderlich). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Websiteaufruf, Betrieb und Sicherheit

Bei der Nutzung können technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet werden, beispielsweise IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie Sicherheits- und Fehlerereignisse. Sie dienen der Bereitstellung, Fehlerbehebung und Absicherung des Dienstes. Dienstleister für Hosting, Datenbank und Authentifizierung können daran beteiligt sein. Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Unternehmensverzeichnis und öffentliche Inhalte

Unternehmensnamen, Adressen, Branchen, Öffnungszeiten, Logos, Fotos, Angebote und Beiträge können auf öffentlichen Zircless-Unternehmensseiten erscheinen. Bei Einzelunternehmen oder namentlich genannten Kontaktpersonen können dies personenbezogene Daten sein. Inhalte stammen aus den Unternehmensangaben, berechtigten Verwaltungsprozessen oder freiwilligen Veröffentlichungen. Für geschäftlich erforderliche Angaben kommen Vertragserfüllung und berechtigte Interessen als Rechtsgrundlage in Betracht; bei freiwillig bereitgestellten personenbezogenen Fotos oder sonstigen Inhalten kann eine Einwilligung erforderlich sein.

5. QR-Scans und Vorteile ohne Kundenkonto

Die Nutzung von QR-Vorteilen erfordert kein Kundenkonto. Für die Erkennung von Scans, den Schutz vor Mehrfachnutzung, die 24-Stunden-Regel sowie Auswahl, Speicherung und Einlösung von Vorteilen können Scan-Ereignisse, Zeitpunkte, Unternehmens- und Vorteilkennungen, geräte- beziehungsweise browserbezogene Kennungen und Einlösestatus verarbeitet werden. Solche Kennungen können einen Wiedererkennungsbezug haben; deshalb bedeutet „ohne Registrierung“ nicht automatisch „anonym“. Rechtsgrundlagen sind je nach Funktion Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Browser-Speicherungen werden gesondert unter Punkt 12 erläutert.

6. Herzbewertungen und freiwilliges Feedback

Bei der Abgabe von Herzen oder schriftlichem Feedback verarbeiten wir die abgegebene Bewertung beziehungsweise den Text, die Zuordnung zum Unternehmen, den Zeitpunkt sowie erforderliche Scan- und Gerätekennungen. Schriftliches Feedback wird, sofern für das Unternehmen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist und die Zustellung gelingt, als Nachricht über den Versanddienst Resend an dieses Unternehmen weitergeleitet. Die Nachricht enthält den Feedbacktext und den Unternehmensbezug, jedoch keine QR-Gerätekennung. Da Freitext auch von der absendenden Person selbst eingegebene personenbezogene Angaben enthalten kann, sind solche Angaben nicht ausgeschlossen. Bereits zugestellte E-Mail-Kopien liegen anschließend im Verantwortungsbereich des empfangenden Unternehmens; ihre Entfernung erfolgt nicht automatisch durch eine Löschung des Datenbankeintrags bei Zircless. Es wird kein öffentliches Kundenprofil vorausgesetzt. Freiwilligkeit und fehlende Namensangabe schließen eine technische Wiedererkennbarkeit jedoch nicht vollständig aus. Wir nutzen diese Daten zur Durchführung der gewünschten Feedbackfunktion und zur Verhinderung missbräuchlicher Mehrfachabgaben. Die jeweils einschlägige Rechtsgrundlage richtet sich nach dem konkreten Verarbeitungszweck.

7. Freiwillige Kundenfotos

Wer ein Foto hochlädt, stellt es gegebenenfalls zur öffentlichen Anzeige auf der betreffenden Unternehmensseite bereit. Dabei können abgebildete Personen erkennbar sein. Vor Veröffentlichung sind erforderliche Einwilligungen und Rechte an den Fotos zu beachten, insbesondere auch von anderen abgebildeten Personen. Vor dem Upload wird eine ausdrückliche Bestätigung der öffentlichen Veröffentlichung eingeholt; Zircless hält dazu beim Veröffentlichen den Bestätigungszeitpunkt und die Version des Hinweistextes fest. Sie können Ihre Einwilligung für die Zukunft widerrufen und die Entfernung eines Fotos verlangen: über die Funktion „Foto entfernen“ beim veröffentlichten Bild oder per E-Mail an office@zircless.com. Anfragen werden zur Vermeidung unberechtigter Löschungen geprüft. Wir prüfen gemeldete Inhalte und Löschungsanfragen. Nach berechtigter Entfernung wird das Bild aus der öffentlichen Darstellung genommen und seine Datei aus dem aktiven Speicher entfernt; technisch bedingte Zwischenspeicher und Sicherungskopien können zeitlich begrenzt fortbestehen.

8. Händlerzugang, Onboarding und Vertrieb

Für Händler- und Vertriebskonten, Anfragen und Vertragsabschlüsse verarbeiten wir je nach Rolle Namen, geschäftliche Kontakt- und Unternehmensdaten, Zugangs- und Berechtigungsdaten, Unternehmenszuordnungen, Vertragstexte, elektronische Signaturen, Zahlungs- und Provisionsstatus sowie zur Sicherheit notwendige Protokolle. Zwecke sind die Vertragsanbahnung und -abwicklung, Händlerbetreuung, rechtliche Dokumentation, Abrechnung und Verwaltung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und gegebenenfalls f DSGVO.

9. MIA – KI-Unterstützung für Händler

Bei freiwilliger Nutzung von MIA werden die vom Händler eingegebenen Stichwörter, Texte, Unternehmensinformationen und – je nach Funktion – Bilder oder Sprachaufnahmen verarbeitet, um Entwürfe oder Transkriptionen zu erstellen. Für die KI-Texterstellung und Sprachverarbeitung werden Schnittstellen zu OpenAI eingesetzt. Dabei können die für die jeweilige Anfrage erforderlichen Inhalte an den Anbieter übertragen werden. Händler sollen keine unnötigen personenbezogenen oder besonders sensiblen Daten Dritter eingeben. Erstellte Entwürfe werden erst im vorgesehenen Freigabeprozess veröffentlicht. Informationen zu eingesetzten Dienstleistern und möglichen internationalen Datenübermittlungen finden Sie in Abschnitt 13. Für die Verarbeitung bei den jeweiligen Anbietern gelten deren vertragliche und technische Aufbewahrungsregeln.

10. Facebook- und Instagram-Kanäle der Händler

Nach Aktivierung der Social-Media-Anbindung können Händler freiwillig eigene Facebook-Unternehmensseiten und professionelle Instagram-Konten verknüpfen. Die Anmeldung und Berechtigungsfreigabe erfolgen bei Meta; Zircless fragt keine Facebook- oder Instagram-Passwörter ab. Zur Verbindung werden die vom Händler ausgewählten Seiten- beziehungsweise Kontokennungen, angezeigte Namen, Verbindungsstatus und für die Veröffentlichung benötigte Zugangstokens verarbeitet. Zugriffstokens sollen im Rahmen der aktivierten Anbindung nur serverseitig und geschützt verarbeitet werden. Bei einer vom Händler freigegebenen Veröffentlichung können Text, Bild, Verweis auf die Zircless-Unternehmensseite, Zielkonto, Zeitpunkt, Veröffentlichungskennung sowie Erfolgs- und Fehlerstatus anfallen und an Meta übermittelt werden.

Die Verbindung ist freiwillig und dient der Bereitstellung der vom Händler gewünschten Veröffentlichung. Die Veröffentlichung auf Zircless bleibt unabhängig davon möglich. Meta verarbeitet Daten bei Nutzung seiner Plattformen nach eigenen Datenschutzbestimmungen. Eine automatische Übernahme privater Nachrichten, Freundeslisten oder privater Facebook-Beiträge ist nicht vorgesehen.

Nach Aktivierung der Verknüpfung ist eine Trennung im Händlerbereich vorgesehen. Bis dahin und bei Problemen können Händler die Entfernung gespeicherter Verbindungsdaten über office@zircless.com anfordern. Bereits bei Meta veröffentlichte Beiträge werden dadurch nicht automatisch entfernt; hierfür stehen gegebenenfalls die Verwaltungsfunktionen der jeweiligen Plattform zur Verfügung. Für Datenschutz- oder Löschungsanfragen steht außerdem die Anleitung zur Datenlöschung zur Verfügung.

Die Social-Media-Verknüpfung ist derzeit noch in Vorbereitung und nicht als produktive Funktion freigeschaltet.

11. Zahlungen und Kommunikation

Für zahlungspflichtige Händlerleistungen wird Stripe eingesetzt. Zur Durchführung und Zuordnung von Zahlungen können erforderliche Vertrags-, Kunden-, Zahlungs- und Statusinformationen an den Zahlungsdienst übermittelt beziehungsweise von ihm empfangen werden. Für transaktionsbezogene Mitteilungen, Verifizierung und die Übermittlung von Feedback setzen wir unter anderem Resend (Plus Five Five, Inc.) ein. Dabei können Empfänger- und Absenderadressen, Versandmetadaten sowie die Inhalte der jeweiligen Nachricht verarbeitet werden. Resend verarbeitet die Nachrichten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter, während es bestimmte Account- und Nutzungsdaten eigenverantwortlich verarbeitet. Nach den vertraglichen Angaben erfolgt die hauptsächliche Datenverarbeitung in den USA; im DPA sind unter anderem EU-Standardvertragsklauseln vorgesehen. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten.

12. Cookies und Browser-Speicherungen

Für QR-Abläufe setzt Zircless das Cookie zircless_qr_device ein. Es enthält eine zufällig erzeugte Gerätekennung, mit der Scanvorgänge, Bewertungen und gespeicherte Vorteile innerhalb des QR-Ablaufs einem Browser zugeordnet werden können. Der Cookie ist auf eine maximale Browser-Laufzeit von 365 Tagen ausgelegt und wird mit HttpOnly, SameSite=Lax sowie bei HTTPS mit Secure gesetzt. Die Browser-Laufzeit ist nicht gleichbedeutend mit der serverseitigen Aufbewahrungsdauer zugehöriger QR-Daten.

Während des Händler-Onboardings wird das technisch erforderliche Cookie zircless_merchant_onboarding für die sichere Zuordnung der laufenden Registrierung eingesetzt. Seine reguläre maximale Browser-Laufzeit beträgt 24 Stunden. In geschützten Händler- und CRM-Bereichen werden für die Anmeldung außerdem Supabase-Sitzungscookies verwendet. Die konkreten Cookie-Namen und Laufzeiten hängen von der eingesetzten Anmeldung und deren Konfiguration ab.

Für die Darstellung und Nutzung einzelner Funktionen können zudem lokale Browser-Speicherungen verwendet werden, etwa für gespeicherte Vorteile, Foto-Reaktionen und technische Sitzungsinformationen. Nicht technisch erforderliche Analyse- oder Marketingtechnologien setzen wir nur unter Beachtung der geltenden Einwilligungsvorschriften ein.

13. Dienstleister, Empfänger und internationale Übermittlungen

Je nach genutzter Funktion binden wir Vercel (Hosting und Serverausführung), Supabase (Datenbank, Authentifizierung und Datenspeicherung), Resend (Transaktions-E-Mails), Stripe (Zahlungsabwicklung), OpenAI (KI-Text- und Sprachverarbeitung) und nach Aktivierung der Anbindung Meta (Facebook- und Instagram-Veröffentlichungen) ein. Dabei werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten übermittelt. Bei Stripe und Meta können die Anbieter für bestimmte Verarbeitungen auch eigenständig Verantwortliche sein. Über die von diesen Anbietern selbst verantworteten Verarbeitungen informieren deren eigene Datenschutzhinweise. Je nach Anbieter, gewählter Infrastrukturregion, Dienst und Supportkonfiguration sind Verarbeitungen auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums möglich. Soweit erforderlich, werden geeignete Übermittlungsmechanismen wie Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln verwendet. Unsere Supabase-Projektdatenbank für die Entwicklung befindet sich in Frankfurt; daraus folgt nicht, dass alle Dienste, Protokolle und Unterauftragsverarbeiter ausschließlich innerhalb der EU arbeiten.

14. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als sie für die jeweiligen Zwecke und gesetzlichen Pflichten benötigt werden. Steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und zugehörige Belege bewahren wir grundsätzlich sieben Jahre ab Ende des maßgeblichen Kalenderjahres auf (§ 132 BAO). Soweit gesetzliche Sonderfristen gelten oder Unterlagen für anhängige Verfahren benötigt werden, können längere Fristen erforderlich sein. Für andere Vertragsunterlagen werden die jeweils anwendbaren rechtlichen Pflichten und Verjährungsfristen berücksichtigt. Bei QR-Scans, gerätebezogenen Kennungen, Bewertungen und Feedback richtet sich die Dauer insbesondere nach der Sicherung der 24-Stunden-Regel, der Verfügbarkeit gespeicherter Vorteile, der Missbrauchsprävention und der Bearbeitung möglicher Anfragen. Aktive gespeicherte Vorteile können eine längere Zuordnung erfordern. Kundenfotos werden bis zur Entfernung, zum Widerruf einer Einwilligung oder bis zum Wegfall des Veröffentlichungszwecks verarbeitet; berechtigte Löschungsanfragen werden geprüft und umgesetzt. Soweit keine gesetzlichen Pflichten oder andere zulässige Gründe entgegenstehen, löschen oder anonymisieren wir nicht mehr erforderliche Daten. Bei einer wirksamen Trennung der künftig angebotenen Facebook- oder Instagram-Verbindung werden die dafür gespeicherten Zugangstokens entfernt. Technische Protokolle und Veröffentlichungsnachweise werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung oder berechtigte Nachweiszwecke erforderlich sind. Details zur Geltendmachung von Löschungswünschen enthält die Datenlöschungsseite.

15. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen können an office@zircless.com gerichtet werden. Zur Vermeidung unberechtigter Auskünfte können wir eine geeignete Identitätsprüfung verlangen. Zudem besteht das Recht auf Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde.

16. Weitere Informationen und Änderungen

Für die öffentliche Suche und die Nutzung von QR-Vorteilen ist grundsätzlich kein Kundenkonto erforderlich. Für Händlerzugänge und Verträge können erforderliche Daten verpflichtend sein. Wir passen diese Hinweise bei Änderungen der Plattform oder der rechtlichen Anforderungen an.

Weitere Anbieterinformationen finden Sie im Impressum.